Quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Quy trình mua hàng được thực hiện một cách trơn tru, và hiệu quả thì việc cung ứng hàng hoá cũng sẽ được diễn ra ổn định, tránh việc đứt đoạn gây ảnh hưởng đến những hoạt động khác của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho anh/ chị về quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những bất cập thường gặp trong quy trình mua hàng.
Mua hàng là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình chuyển hóa vốn từ giá trị tiền tệ sang giá trị hàng hoá. Đây cũng là giai đoạn đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa của mỗi doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có các hoạt động sản xuất và kinh doanh khác nhau, do đó nên sẽ có quy trình mua hàng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản quy trình mua hàng bao gồm các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định và dựa vào tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đề ra.
Khi doanh nghiệp có quy trình mua hàng hóa cụ thể, rõ ràng thì sẽ đạt được những lợi ích như:
Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau, vì vậy nên quy trình mua hàng sẽ diễn ra khác nhau, và cũng phải phụ thuộc vào ngành hàng của công ty. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình mua hàng của mỗi công ty đều được diễn ra theo các bước dưới đây.
Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Giai đoạn này là giai đoạn mà doanh nghiệp cần xác định được các hàng hoá hay dịch vụ mình đang cần phải mua để phục vụ cho nhu cầu công việc. Hàng hoá có thể là: nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, dụng cụ nhu yếu phẩm, tài sản,… sẽ được đề ra và trưởng phòng ký sau đó chuyển cho phòng mua để tiến hành quá trình mua.
Bước 2: Xác định yêu cầu với đơn đặt hàng
Sau khi đã xác định được hàng hoá cần mua, phòng mua cần xác định các yêu cầu đối với đơn hàng cụ thể để tránh xảy ra nhầm lẫn hàng hoá, dịch vụ không cần thiết, gây lãng phí, tốn kém.
Đồng thời cần phải làm rõ ngân sách chi cho việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chất lượng và giá cả.
Bước 3: Tìm nhà cung cấp tiềm năng
Các doanh nghiệp thường sẽ xây dựng một mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nếu như họ đáp ứng được nhu cầu về cả sản phẩm và giá thành. Cũng như các ưu đãi của họ dành cho doanh nghiệp. Còn nếu doanh nghiệp chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp thì có thể tìm kiếm qua các kênh trực tuyến để trao đổi.
Sau khi đã có một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí khác nhau đểu lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Các tiêu chí đó có thể là: độ uy tín của doanh nghiệp, thời gian hoạt động của doanh nghiệp trên thị trường, khả năng đáp ứng hàng hoá của doanh nghiệp cho các đối tác, giá cả của hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp,…
Bước 4: Đánh giá và chọn nhà cung cấp
Để có thể đánh giá và chọn được nhà cung cấp phù hợp bạn nên lấy báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh. Từ đó để bạn cân nhắc và so sánh xem nhà cung cấp nào có chất lượng hàng hóa và giá thành tốt nhất. Cùng với đó bạn cũng nên xem xét về thương hiệu nhà cung cấp và các chính sách bảo hành, dịch vụ để đưa ra lựa chọn chuẩn xác nhất.
Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp động mua hàng
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bước tiếp theo đó chính là đàm phán và ký kết. Anh/ chị nên tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp để 2 bên hiểu rõ nhau hơn, hiểu rõ hơn về yêu cầu và cam kết về hàng hoá để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Bước tiếp sau khi kết thúc đàm phán là ký kết hợp đồng để đảm bảo hai bên có thể thực hiện cung ứng và trách nhiệm của mình đối với nhau.
Bước 6: Giao nhận hàng và thanh toán
Sau khi ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ phải tiến hành giao hàng cho bên mua. Bên doanh nghiệp tiến hành kiểm tra nhận, kiểm tra hàng hoá và thanh toán cho bên nhà cung cấp.
Có thể kế hoạch của doanh nghiệp rất tốt, nhưng khi thực hiện đôi khi sẽ không khả thi hoặc sẽ gặp những vấn đề phát sinh mà khó có thể dự đoán trước được điển hình như:
Trên đây là những lưu ý và các bước trong quy trình mua hàng chuyên nghiệp của hầu hết doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, để quản lý được sát sao và hiệu quả thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Không những hạn chế những rủi ro không đáng có mà còn tiện cho quá trình theo dõi, giám sát. Đồng thời còn giúp công việc của các nhân viên đạt được hiệu quả cao nhất!
EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.
Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EasyBooks – Phần mềm kế toán điện tử TIẾT KIỆM – LINH HOẠT – NHANH CHÓNG nhất hiện nay.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN EASYBOOKS >>> TẠI ĐÂY <<<
—————–
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089
Email: contact@softdreams.vn
Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks
Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.