Quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Quy trình mua hàng được thực hiện một cách trơn tru, và hiệu quả thì việc cung ứng hàng hoá cũng sẽ được diễn ra ổn định, tránh việc đứt đoạn gây ảnh hưởng đến những hoạt động khác của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho anh/ chị về quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những bất cập thường gặp trong quy trình mua hàng.

1. Tại sao doanh nghiệp nên có quy trình mua hàng rõ ràng

quy-trinh-mua-hang
Mỗi doanh nghiệp nên có quy trình mua hàng rõ ràng để tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực

1.1 Quy trình mua hàng là gì?

Mua hàng là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình chuyển hóa vốn từ giá trị tiền tệ sang giá trị hàng hoá. Đây cũng là giai đoạn đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa của mỗi doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp có các hoạt động sản xuất và kinh doanh khác nhau, do đó nên sẽ có quy trình mua hàng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản quy trình mua hàng bao gồm các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định và dựa vào tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đề ra. 

1.2 Tại sao doanh nghiệp nên có quy trình mua hàng rõ ràng

Khi doanh nghiệp có quy trình mua hàng hóa cụ thể, rõ ràng thì sẽ đạt được những lợi ích như: 

  • Tối ưu hoá các quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan
  • Tạo dựng được những quy trình mua hàng hiệu quả, đơn giản hoá các công việc mua hàng. Áp dụng được cho cả các việc mua các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hoặc các trang thiết bị văn phòng,…
  • Tránh lãng phí gian lận, chi tiêu bất chính của cán bộ công nhân viên với những nhà cung cấp. Đồng thời quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả hơn.
  • Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá được hoạt động mua bán, quản lý nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng với chi phí thấp nhất.
  • Thiết lập được mô hình quản lý nhà cung cấp để doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức của mình, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận riêng biệt.
  • Thiết lập được quy chuẩn chung về hàng hoá, nguyên vật liệu mua và để không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ công ty.
  • Đặc biệt khi làm việc theo quy trình một phần đã thể hiện được độ chuyên nghiệp của công ty. Dễ dàng trong việc xử lý khủng hoảng nhân sự khi đào tạo người mới vì đã có quy trình cụ thể, rõ ràng.

2. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau, vì vậy nên quy trình mua hàng sẽ diễn ra khác nhau, và cũng phải phụ thuộc vào ngành hàng của công ty. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình mua hàng của mỗi công ty đều được diễn ra theo các bước dưới đây.

quy-trinh-mua-hang
Có quy trình mua hàng, hoạt động mua bán sẽ diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Giai đoạn này là giai đoạn mà doanh nghiệp cần xác định được các hàng hoá hay dịch vụ mình đang cần phải mua để phục vụ cho nhu cầu công việc. Hàng hoá có thể là: nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, dụng cụ nhu yếu phẩm, tài sản,… sẽ được đề ra và trưởng phòng ký sau đó chuyển cho phòng mua để tiến hành quá trình mua. 

Bước 2: Xác định yêu cầu với đơn đặt hàng

Sau khi đã xác định được hàng hoá cần mua, phòng mua cần xác định các yêu cầu đối với đơn hàng cụ thể để tránh xảy ra nhầm lẫn hàng hoá, dịch vụ không cần thiết, gây lãng phí, tốn kém. 

Đồng thời cần phải làm rõ ngân sách chi cho việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chất lượng và giá cả.

Bước 3: Tìm nhà cung cấp tiềm năng

Các doanh nghiệp thường sẽ xây dựng một mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nếu như họ đáp ứng được nhu cầu về cả sản phẩm và giá thành. Cũng như các ưu đãi của họ dành cho doanh nghiệp. Còn nếu doanh nghiệp chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp thì có thể tìm kiếm qua các kênh trực tuyến để trao đổi.

Sau khi đã có một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí khác nhau đểu lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Các tiêu chí đó có thể là: độ uy tín của doanh nghiệp, thời gian hoạt động của doanh nghiệp trên thị trường, khả năng đáp ứng hàng hoá của doanh nghiệp cho các đối tác, giá cả của hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp,…

Bước 4: Đánh giá và chọn nhà cung cấp

Để có thể đánh giá và chọn được nhà cung cấp phù hợp bạn nên lấy báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh. Từ đó để bạn cân nhắc và so sánh xem nhà cung cấp nào có chất lượng hàng hóa và giá thành tốt nhất. Cùng với đó bạn cũng nên xem xét về thương hiệu nhà cung cấp và các chính sách bảo hành, dịch vụ để đưa ra lựa chọn chuẩn xác nhất.

Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp động mua hàng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bước tiếp theo đó chính là đàm phán và ký kết. Anh/ chị nên tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp để 2 bên hiểu rõ nhau hơn, hiểu rõ hơn về yêu cầu và cam kết về hàng hoá để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi. 

Bước tiếp sau khi kết thúc đàm phán là ký kết hợp đồng để đảm bảo hai bên có thể thực hiện cung ứng và trách nhiệm của mình đối với nhau.

Bước 6: Giao nhận hàng và thanh toán

Sau khi ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ phải tiến hành giao hàng cho bên mua. Bên doanh nghiệp tiến hành kiểm tra nhận, kiểm tra hàng hoá và thanh toán cho bên nhà cung cấp.

3. Các bất cập thường gặp trong quy trình mua hàng

Có thể kế hoạch của doanh nghiệp rất tốt, nhưng khi thực hiện đôi khi sẽ không khả thi hoặc sẽ gặp những vấn đề phát sinh mà khó có thể dự đoán trước được điển hình như:

quy-trinh-mua-hang

  • Nhân viên lạm dụng chức vụ của mình để lựa chọn nhà cung cấp đã quen biết để ăn chênh lệch hoa hồng. Chọn nhà cung cấp không đáp ứng được chất lượng sản phẩm và với giá rẻ hơn nhưng lại đẩy lên cao hơn để nhận hoa hồng từ đó.
  • Rủi ro khi đề nghị mua hàng và dịch vụ: Người mua không nắm rõ, kiểm soát được số lượng hàng tồn kho mà vẫn mua hàng, gây lãng phí ngân sách. Hay người mua dùng quỹ công ty để phục vụ lợi ích cá nhân,… Nên trong quy trình mua hàng cần phải làm rõ số lượng hàng mua, ngân sách, người mua, hàng tồn, mặt hàng có cần thiết để mua hay không?,…
  • Lựa chọn nhà cung cấp không đúng như yêu cầu: Lựa chọn nhà cung cấp không đảm bảo về chất lượng hàng hoá, nhà cung cấp có quan hệ với nhân viên trong công ty để nhận hoa hồng. Vì thế khi lựa chọn nhà cung cấp thì cần phải có sự tham gia của các bộ phận: kế toán, mua hàng, bộ phận kiểm tra chất lượng cùng tham gia.
  • Kiểm tra và nhận hàng
  • Rủi ro thanh toán: Các vấn đề gặp phải có thể là hồ sơ thanh toán không có đầy đủ chứng từ quy định, đơn hàng không được phê duyệt hay số lượng hàng hoá có vấn đề, đang tranh chấp mà vẫn yêu cầu thanh toán. 

Trên đây là những lưu ý và các bước trong quy trình mua hàng chuyên nghiệp của hầu hết doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, để quản lý được sát sao và hiệu quả thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Không những hạn chế những rủi ro không đáng có mà còn tiện cho quá trình theo dõi, giám sát. Đồng thời còn giúp công việc của các nhân viên đạt được hiệu quả cao nhất!