Phần Mềm Kế Toán Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Có Công Cụ Này?
14 Tháng 12, 2021 Phần mềm kế toán là gì? Trong thời đại công nghệ số, đây là một trong những công cụ thiết yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính hiệu quả. Những phần mềm này còn tích hợp các tính năng nâng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của mọi loại hình doanh nghiệp. Trong bài viết bên dưới, phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ này.
Mục lục
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ được thiết kế để hỗ trợ và tự động hóa các nghiệp vụ tài chính kế toán trong doanh nghiệp. Từ việc ghi nhận thu chi, quản lý sổ sách, hạch toán tài khoản, xử lý lương bổng, thanh toán nợ đến lập báo cáo tài chính, phần mềm kế toán giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác trong công việc.
Hơn thế nữa, phần mềm kế toàn còn cung cấp cho chủ doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính. Bạn có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi từ các thiết bị di động hoặc máy tính. Hiện nay, thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam rất đa dạng, với nhiều sản phẩm từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước.
2. Các chức năng chính của phần mềm kế toán
Chức năng của phần mềm kế toán có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu đã hiểu phần mềm kế toán là gì thì bạn có thể tham khảo các tính năng cốt lõi của công cụ này dưới đây:
2.1. Tùy chỉnh hệ thống, chứng từ và tìm kiếm
Phần mềm cho phép thiết lập danh mục tài khoản, đối tượng, hợp đồng và các thông số hạch toán phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp thương mại có thể cần danh mục tài khoản khác so với doanh nghiệp xây dựng. Các phần mềm cũng hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu chứng từ, sổ sách, hoặc báo cáo bằng các bộ lọc thông minh, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin.
2.2. Nhập và xuất dữ liệu
Doanh nghiệp có thể nhập trực tiếp dữ liệu từ các file Excel vào phần mềm, như hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho hoặc phiếu kế toán mà không cần nhập liệu thủ công, giúp giảm thiểu sai sót. Dữ liệu từ phần mềm có thể được xuất ra các định dạng như Excel, PDF, PowerPoint, HTML, XML hoặc hình ảnh, đảm bảo giữ nguyên định dạng gốc để dễ dàng chia sẻ hoặc lưu trữ.
2.3. Truyền nhận và sao lưu dữ liệu
Những phần mềm kế toán còn hỗ trợ chuyển dữ liệu giữa các máy tính trong cùng một đơn vị hoặc giữa các chi nhánh, với tùy chọn truyền toàn bộ dữ liệu, số dư, hoặc một loại chứng từ cụ thể. Tính năng sao lưu dữ liệu của công cụ cũng được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo yêu cầu người dùng, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và có thể khôi phục chính xác đến từng phút.
2.4. Phục hồi dữ liệu và truy vấn chi tiết
Phần mềm cho phép khôi phục dữ liệu về trạng thái tại một thời điểm backup cụ thể, đảm bảo doanh nghiệp không mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố. Tính năng truy vấn chi tiết (Drill-Down) cho phép người dùng truy ngược từ báo cáo tài chính, sổ kế toán đến chứng từ gốc. Người dùng có thể chỉnh sửa chứng từ trực tiếp, và hệ thống sẽ tự động đồng bộ lại toàn bộ dữ liệu liên quan.
2.5. In ấn đồng loạt
Phần mềm có hỗ trợ in nhiều chứng từ cùng lúc, từ hóa đơn, phiếu thu chi đến báo cáo tài chính. Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian xử lý và in ấn.
2.6. Đồng bộ dữ liệu
Sau các thao tác như tính giá vốn, khấu hao hoặc chỉnh sửa chứng từ, phần mềm tự động đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống, đảm bảo tính nhất quán giữa sổ sách, báo cáo, và chứng từ.
2.7. Kiểm soát lịch sử và tính hợp thức chứng từ
Theo dõi toàn bộ lịch sử lập, sửa, xóa chứng từ, giúp kế toán viên và quản lý dễ dàng kiểm tra và giám sát các thao tác. Phần mềm tự động kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ dựa trên loại nghiệp vụ và tài khoản kế toán, đồng thời thông báo các lỗi thiếu thông tin hoặc không tuân thủ quy định.
Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm miễn phí phần mềm kế toán EasyBooks với nhiều ưu đãi hấp dẫn – đăng ký dùng thử ngay hôm nay
3. Phân loại phần mềm kế toán
Không chỉ dừng lại ở việc hiểu phần mềm kế toán là gì, các doanh nghiệp cần chọn đúng loại phần mềm phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp mình.
3.1. Phân loại theo quy mô doanh nghiệp
Dựa theo quy mô doanh nghiệp thì các phần mềm kế toán được chia làm các loại cơ bản như:
- Kế toán cơ bản: Dành cho doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 nhân viên), cung cấp các chức năng như quản lý thu chi, báo cáo tài chính cơ bản. Một số nhà cung cấp còn cung cấp phiên bản miễn phí hoặc dùng thử.
- Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tích hợp các module bổ sung như quản lý tồn kho, nhân sự hoặc điểm bán hàng (POS).
- Kế toán doanh nghiệp lớn: Được thiết kế cho các tổ chức lớn, tích hợp các tính năng cao cấp như CRM, BI và báo cáo nâng cao.
3.2. Phân loại theo loại hình hoạt động SXKD
Ngoài quy mô thì các loại phần mềm cũng được phân theo các loại hình hoạt động như:
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành xây lắp.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành vận chuyển, logistics.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành dịch vụ.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành sản xuất.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành thương mại.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành may mặc.
- Phần mềm kế toán dành cho chuyên ngành dược.
4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán
Việc áp dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích vượt trội, không chỉ cho bộ phận kế toán mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp. Vậy những lợi ích của việc dùng phần mềm kế toán là gì?
4.1. Đối với bộ phận kế toán
Đối với bộ phận kế toán, phần mềm kế toán đem lại nhiều lợi ích có thể kể đến như là:
- Tiết kiệm thời gian: Các phần mềm tự động hóa các tác vụ như nhập liệu, hạch toán và lập báo cáo, giúp giảm tới 50% thời gian làm việc so với phương pháp thủ công.
- Báo cáo chính xác, kịp thời: Hệ thống tự động tổng hợp số liệu từ dữ liệu đầu vào, giúp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ vài ngày xuống vài giờ. Kế toán viên có thể xuất báo cáo phân tích tài chính theo nhiều góc độ chỉ trong vài phút.
- Đơn giản hóa kế toán thuế: Phần mềm hỗ trợ đối chiếu hóa đơn đầu vào/đầu ra, tự động lập tờ khai thuế và kết nối trực tuyến với cơ quan thuế, đồng thời cập nhật kịp thời các quy định thuế mới nhất.
- Tiết kiệm chi phí: Phân tích chi tiết các khoản chi phí giúp kế toán trưởng tối ưu hóa ngân sách. Ngoài ra, việc tự động hóa giảm chi phí nhân sự, kiểm toán, in ấn và đi lại.
- Quản lý và giám sát công việc: Phần mềm ghi nhận mọi thao tác của nhân viên theo thời gian thực, giúp kế toán trưởng dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý đội nhóm. Trong trường hợp thay đổi nhân sự, dữ liệu được bàn giao nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận.
- Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ hệ thống, sao lưu thường xuyên, và bảo vệ bằng các giao thức mã hóa, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần.
4.2. Với lãnh đạo và các bộ phận khác
Việc sử dụng phần mềm kế toán đối với lãnh đạo và các bộ phận khác cũng có những lợi ích như là:
- Truy cập thông tin thời gian thực: Lãnh đạo có thể tra cứu dữ liệu tài chính từ xa qua điện thoại hoặc máy tính, không cần chờ kế toán tổng hợp. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, nơi thông tin nhanh chóng là yếu tố quyết định.
- Hỗ trợ các phòng ban khác: Nhân viên kinh doanh có thể tra cứu tồn kho hoặc thông tin khách hàng để chốt đơn hàng nhanh chóng. Quản lý kinh doanh theo dõi hiệu suất từng nhân viên để đưa ra kế hoạch hỗ trợ kịp thời.
- Tăng cường hiệu quả phối hợp: Dữ liệu được đồng bộ giữa các phòng ban, giúp cải thiện quy trình ra quyết định và vận hành doanh nghiệp.
Xem ngay: 6 Lợi Ích Lớn Khi Doanh Nghiệp Ứng Dụng Kế Toán Quản Trị
5. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
Để chọn được phần mềm kế toán phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí sau:
- Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Một doanh nghiệp nhỏ sẽ không cần phải trang bị những phần mềm phức tạp như ERP, trong khi doanh nghiệp lớn sẽ cần các tính năng tích hợp như CRM hoặc BI.
- Phù hợp với loại hình SXKD: Phần mềm mà doanh nghiệp lựa chọn cần đáp ứng các yêu cầu đặc thù của ngành, điều này sẽ giúp bạn quản lý tài chính một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
- Đáp ứng yêu cầu quản trị: Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những phần mềm hỗ trợ lập báo cáo tài chính, phân tích dữ liệu và tích hợp với các module khác như quản lý nhân sự hoặc bán hàng.
- Tương thích với đặc thù ngành nghề: Đảm bảo phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặc biệt, ví dụ như quản lý hợp đồng trong ngành xây dựng hoặc hóa đơn điện tử trong thương mại.
- Hỗ trợ công nghệ hiện đại: Ưu tiên các phần mềm dựa trên điện toán đám mây, có giao diện thân thiện trên thiết bị di động và đảm bảo bảo mật dữ liệu.
6. Gợi ý 5 phần mềm kế toán phổ biến nhất 2025
Nếu đã nắm bắt được khái niệm, chức năng và lợi ích phần mềm kế toán là gì thì các doanh nghiệp có thể tham khảo ngay top 5 phần mềm được đánh giá cao nhất ở Việt Nam bên dưới:
- EasyBooks: Là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất tại Việt Nam, cung cấp đầy đủ các tính năng từ quản lý thu chi, lập báo cáo tài chính, đến kết nối trực tuyến với cơ quan thuế. Phần mềm này nổi bật với giao diện thân thiện và chi phí hợp lý, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- MISA SME: Hỗ trợ quản lý tài chính, tồn kho, nhân sự, và hóa đơn điện tử. Phần mềm được ưa chuộng nhờ khả năng tùy chỉnh cao và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.
- Fast Accounting: Phù hợp với các doanh nghiệp cần nhập liệu nhanh chóng từ Excel và kết nối với cơ quan thuế cùng giao diện đơn giản và tính năng tự động hóa
- QuickBooks Enterprise: Được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, QuickBooks Enterprise cung cấp các tính năng như quản lý tồn kho, CRM và báo cáo tài chính nâng cao.
- Arito Solutions: Nổi bật với khả năng tự động hóa và đồng bộ dữ liệu đa chiều, Arito Solutions cho phép lãnh đạo truy cập thông tin tài chính từ xa và hỗ trợ các phòng ban khác như kinh doanh và nhân sự.
Xem ngay: Top 15 Phần Mềm Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất 2025
Tham khảo ngay, Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks và đừng bỏ lỡ những ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Phần Mềm Kế Toán Là Gì?“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.
———————————
EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline: 0869 425 631
Email: info@softdreams.vn
Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
29 Tháng 8, 2025 
