Kế toán tiền lương có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp? 

Kế toán tiền lương có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp? Có thể nói, đây là một vị trí đóng vai trò khá quan trọng trong việc quản lý chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đây không chỉ là nghiệp vụ tính toán lương thưởng mà còn góp phần ổn định tài chính doanh nghiệp. Cùng phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu chi tiết ngay.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là bộ phận hoặc nghiệp vụ quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Công việc của bộ phận này là chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán các khoản lương, thưởng, phụ cấp cùng các khoản trích nộp liên quan đến nhân viên. 

Ngoài ra, kế toán tiền lương cũng cần phải biết cân đối hợp lý giữa chi phí tiền lương cùng nhiều chi phí khác nhằm ổn định tài chính cho doanh nghiệp. Do đó việc đảm bảo tính chính xác, công bằng và tuân thủ pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội là vô cùng quan trọng.

2. Kế toán tiền lương có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp?

Về cơ bản, kế toán tiền lương trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm chính về việc tính toán, hạch toán và quản lý các khoản chi trả liên quan đến lương thưởng, phụ cấp cho nhân viên. Những người này sẽ phải theo dõi quỹ lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ để kiểm soát chi phí hiệu quả.​ Nhiệm vụ chính của bộ phận này có thể kể đến như là: 

• Thu thập dữ liệu từ bảng chấm công, hợp đồng lao động để tính lương cơ bản, tăng ca, thưởng phạt và các khoản phụ cấp một cách chính xác.​
• Tính toán và khấu trừ các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), kinh phí công đoàn, thuế TNCN theo tỷ lệ quy định hiện hành.​
• Lập bảng lương, báo cáo quyết toán gửi cơ quan nhà nước và ban lãnh đạo doanh nghiệp định kỳ.​

Các kế toán cũng sẽ phải phối hợp với bộ phận nhân sự để xác nhận dữ liệu, lập bảng thanh toán lương gửi kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt trước khi chi trả. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý tạm ứng lương, xử lý khiếu nại và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương để đề xuất cải thiện, cân bằng giữa quyền lợi nhân viên và ngân sách hoạt động.​

Xem thêm: Checklist công việc kế toán phải làm vào cuối năm tài chính 2025 và đầu năm 2026

3. Trách nhiệm pháp lý của kế toán tiền lương

Các kế toán tiền lương sẽ cần chịu trách nhiệm pháp lý chính trong việc đảm bảo tính toán, khấu trừ và nộp đúng hạn các khoản lương, BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn cùng thuế TNCN theo quy định pháp luật lao động và thuế hiện hành.​

• Áp dụng đúng tỷ lệ trích nộp BHXH (17.5% doanh nghiệp), BHYT (3%), BHTN (1%), KPCĐ (2%) và thuế TNCN, đồng thời lập báo cáo chính xác gửi cơ quan nhà nước.​
• Xây dựng bảng lương minh bạch, dựa trên chấm công và hợp đồng, tránh sai sót dẫn đến khiếu nại từ nhân viên.​
• Theo dõi tạm ứng, thưởng phạt và phân bổ chi phí lương vào sản xuất kinh doanh đúng đối tượng.​

4. Kỹ năng cần có của kế toán tiền lương

Để đảm bảo tính toán chính xác, tuân thủ quy định và hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp, kế toán tiền lương cần nắm vững các kỹ năng cần có như sau: 

• Am hiểu luật lao động, BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và cập nhật các thông tư để áp dụng đúng tỷ lệ trích nộp và lập báo cáo.​
• Thành thạo nguyên lý kế toán, lập bảng lương, tính khấu trừ và phân tích quỹ lương.​
• Kỹ năng phân tích số liệu, kiểm tra dữ liệu đầu vào từ chấm công để tránh sai lệch.​
• Sử dụng thành thạo Excel, phần mềm kế toán như MISA AMIS để tự động hóa tính toán và báo cáo.​
• Giao tiếp tốt, làm việc nhóm, quản lý thời gian và chịu áp lực cao khi xử lý khiếu nại hoặc deadline.​
• Cập nhật thường xuyên thay đổi pháp lý và phối hợp với nhân sự để nắm biến động lao động.​

Xem ngay: Phân hệ kế toán tiền lương trong phần mềm kế toán EasyBooks

5. Những sai sót thường gặp trong công tác kế toán tiền lương

Việc mắc sai sót trong chứng từ, hạch toán và đối chiếu dữ liệu có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, khiếu nại từ nhân viên hoặc phạt từ cơ quan thuế. Những lỗi này xuất phát từ thiếu kiểm tra kỹ lưỡng hoặc không cập nhật quy định mới về lao động và BHXH.​

• Thiếu chữ ký trên phiếu chi lương, không đánh số chứng từ liên tục hoặc mẫu phiếu không đúng quy định Bộ Tài chính, làm mất hiệu lực pháp lý.​
• Chứng từ gốc không hợp lệ như hóa đơn trước tờ trình hoặc thiếu bảng chấm công kèm theo chi ăn ca, làm thêm giờ.​
• Khoản chi thưởng, phụ cấp thiếu quyết định hoặc quy chế nội bộ, dễ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.​
• Hạch toán lương nhưng chưa chi thực tế, chi không đúng đối tượng (như lương giám đốc vào chi phí sản xuất) hoặc trùng lặp nghiệp vụ.​
• Bảng chấm công không khớp với bảng lương, dẫn đến trả thừa/thiếu lương hoặc tính sai làm thêm giờ.​
• Không cập nhật tỷ lệ BHXH, thuế TNCN mới, gây sai lệch khấu trừ và báo cáo gửi cơ quan nhà nước.

6. Các bút toán kế toán tiền lương cần thực hiện

Kế toán tiền lương có các bút toán như sau: 

a) Cuối tháng tính tiền lương phải trả cho người lao động

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán: 

• Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642 (chi tiết từng TK): Tiền lương phải trả cho người lao động
• Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho người lao động.

b) Tính các khoản trích theo lương cho người lao động 

Căn cứ vào tỷ lệ trích các khoản lương theo quy định, kế toán tiền lương hạch toán dựa trên 2 trường hợp sau: 

– Trường hợp các khoản trích theo lương trừ vào chi phí doanh nghiệp

Kế toán hạch toán:

• Nợ các TK 622, 623, 627, 6411, 6421 (chi tiết từng TK): Tổng các khoản trích theo lương ( 23,5%);
• Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%);
• Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (17,5%);
• Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (3%);
• Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (1%);

– Trường hợp các khoản trích theo lương trừ vào lương của người lao động 

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 334: Tổng các khoản trích theo lương (10,5%);
• Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (8%);
• Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (1,5%);
• Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (1%);

c) Nộp các khoản bảo hiểm trích theo lương 

Doanh nghiệp nộp các khoản bảo hiểm xã hội (32%) và Liên đoàn lao động (2%), kế toán hạch toán: 

• Nợ TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%);
• Nợ TK 3383: Bảo hiểm xã hội (25,5%);
• Nợ TK 3384: Bảo hiểm y tế (4,5%);
• Nợ TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (2%);
• Có TK 112: Tổng số tiền bảo hiểm phải nộp (34%);

d) Tính thuế TNCN đối với đối tượng chịu thuế

Căn cứ theo luật, người lao động thuộc đối tượng chịu thuế TNCN phải nộp thuế TNCN vào Ngân sách nhà nước. Khi người lao động ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp, kế toán hạch toán như sau: 

– Trường hợp kế toán tiền lương trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương người lao động: 

• Nợ TK 334: Tiền thuế TNCN phải nộp                
• Có TK 3335: Tiền thuế TNCN phải nộp

– Trường hợp kế toán hạch toán giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: 

• Nợ TK 3335: Số tiền nộp thuế Thu nhập cá nhân                 
• Có các TK 111, 112: Số tiền nộp thuế Thu nhập cá nhân.

e) Thanh toán tiền lương cho người lao động 

Kế toán hạch toán số tiền lương phải trả cho người lao động sau khi đã trừ thuế, bảo hiểm và các khoản khác.

• Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả                
• Có các TK 111, 112: Số tiền lương phải trả

f) Kế toán tiền lương hạch toán tiền thưởng trả cho nhân viên 

– Xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 353: Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên
• Có TK 334: Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên.

– Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 334: Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên
• Có các TK 111, 112,… : Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên.

Xem thêm: 5 kỹ năng “vàng” giúp kế toán nữ thăng tiến nhanh trong nghề

7. Giải pháp giúp kế toán tiền lương làm việc hiệu quả hơn

Kế toán tiền lương có thể nâng cao hiệu quả công việc bằng cách áp dụng phần mềm tự động hóa, xây dựng quy trình rõ ràng và đào tạo liên tục để giảm sai sót thủ công lên đến 80%. Những giải pháp này giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí lao động.​

• Sử dụng phần mềm như Easybooks để tự động thu thập chấm công, tính lương, khấu trừ BHXH, thuế TNCN và hạch toán bút toán kế toán theo thời gian thực.​
• Tích hợp hệ thống HR-kế toán để đồng bộ dữ liệu, thiết lập quy tắc tính lương một lần và cập nhật thay đổi ngay lập tức, giảm nhập liệu thủ công.​
• Xây dựng kỳ tính lương chuẩn với chỉ tiêu rõ ràng như loại lương, giờ làm để tránh trùng lặp và sai lệch.​
• Thiết lập quy trình minh bạch từ thu thập dữ liệu đến phê duyệt và thanh toán, kết hợp kiểm tra chéo với nhân sự.​
• Đào tạo nhân viên về quy định mới, thực hành tốt nhất ngành và phân tích dữ liệu để xử lý khiếu nại nhanh chóng.​
• Duy trì hồ sơ chi tiết bảng lương, chứng từ để dễ tra cứu và báo cáo, đồng thời cập nhật pháp luật định kỳ.​

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Kế toán tiền lương có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp?“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: