Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Kế toán hộ kinh doanh cá thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, theo dõi doanh thu – chi phí và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Dù quy mô nhỏ hơn doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn cần nắm vững các quy trình và nghiệp vụ kế toán để hoạt động hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu lợi nhuận. Bài viết này Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, nhiệm vụ, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện kế toán cho hộ kinh doanh cá thể.

1. Tổng quan về hộ kinh doanh cá thể

1.1 Hộ kinh doanh cá thể là gì?

Căn cứ Điều 3 và Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp định nghĩa về hộ kinh doanh cá thể như sau: 

• Hộ kinh doanh cá thể do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, đồng thời chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ;
• Trường hợp nhiều thành viên trong hộ gia đình cùng đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật;
• Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh.

1.2 Ưu và nhược điểm của mô hình hộ kinh doanh cá thể.

Ưu điểm của mô hình hộ kinh doanh cá thể

– Thủ tục thành lập khá đơn giản, chỉ cần nộp đủ các giấy tờ sau đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Bản sao hợp lệ biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập.

– Quy mô gọn nhẹ, phù hợp với cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ;

– Chế độ chứng từ sổ sách kế toán đơn giản;

– Không phải kê khai thuế hàng tháng, được áp dụng chế độ thuế khoán (khoản 1 Điều 38 Luật Quản lý thuế 2006, sửa đổi bổ sung 2016).

Nhược điểm của mô hình hộ kinh doanh

• Chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm mà không được mở thêm chi nhánh hay văn phòng đại diện tại địa điểm khác;
• Chỉ được sử dụng tối đa 09 lao động, nếu thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên mà không thành lập doanh nghiệp thì bị phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng (Điều 41 Nghị định 50/2016/NĐ-CP);
• Không có tư cách pháp nhân, không có con dấu;
• Chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ đối với mọi hoạt động kinh doanh;
• Không được khai, tính thuế GTGT theo phương phương pháp khấu trừ nên không được hoàn thuế, không xuất được hóa đơn GTGT (khoản 4 Điều 1 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, sửa đổi bổ sung 2013);
• Tính chất hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ có thể sẽ ít tạo được lòng tin cho khách hàng trong những lần đầu hợp tác.

Tìm hiểu thêm: Sau Khi Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cần Làm Gì?

2. Hộ kinh doanh cá thể có phải làm kế toán không?

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ kế toán cơ bản.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán theo quy định.

Nếu doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh có thể ghi chép sổ sách đơn giản theo hình thức thu nhập – chi phí – lợi nhuận.

Nghĩa vụ kế toán bao gồm:

• Ghi chép sổ sách theo dõi doanh thu, chi phí.
• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định.

3. Các công việc kế toán cần làm tại hộ kinh doanh cá thể

Mặc dù không bị ràng buộc bởi các quy định kế toán phức tạp, hộ kinh doanh vẫn có những trách nhiệm kế toán nhất định, tùy theo phương pháp kê khai thuế.

Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Phần lớn hộ kinh doanh nhỏ và vừa lựa chọn nộp thuế khoán theo mức ấn định của cơ quan thuế. Với phương pháp này:

• Không bắt buộc lập sổ sách kế toán đầy đủ.
• Không phải kê khai doanh thu, chi phí hằng tháng/quý.
• Chỉ cần theo dõi doanh thu thực tế để đảm bảo mức thuế khoán hợp lý.
• Nếu có sử dụng hóa đơn lẻ (hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế), hộ kinh doanh cần ghi lại doanh thu tương ứng với số hóa đơn xuất ra.

Trường hợp này, hộ kinh doanh không bắt buộc phải có kế toán mà chỉ cần tự theo dõi hoặc nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ khi cần.

Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Những hộ kinh doanh có doanh thu lớn hơn 100 triệu đồng/năm và có sử dụng hóa đơn có thể thuộc diện kê khai thuế. Khi đó:

• Phải ghi chép đầy đủ doanh thu, chi phí, công nợ để kê khai thuế chính xác.
• Nếu có sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh phải mở sổ theo dõi hóa đơn, sổ doanh thu, sổ chi phí để phục vụ việc kê khai thuế.
• Cần thực hiện tờ khai thuế hàng quý thay vì nộp thuế khoán cố định như hộ kinh doanh nhỏ.

Với phương pháp kê khai này, hộ kinh doanh cần có người làm kế toán để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, tránh sai sót khi kê khai thuế và xuất hóa đơn.

Hộ kinh doanh lớn có sử dụng hóa đơn

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh có quy mô lớn (thuê từ 10 lao động trở lên, có doanh thu cao) có thể được yêu cầu:

• Ghi chép đầy đủ sổ sách kế toán về doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
• Xuất hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
• Thực hiện báo cáo thuế định kỳ.

Trong trường hợp này, nếu hộ kinh doanh không có đủ khả năng tự làm kế toán, thì việc thuê một kế toán viên hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài là cần thiết để tránh các rủi ro về thuế và tài chính.

Tìm hiểu ngay: Top 8+ Phần Mềm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Tốt Nhất 2025

4. Những sai lầm kế toán hộ kinh doanh cá thể thường gặp

4.1 Ghi chép sổ sách không đầy đủ & thiếu khoa học:

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ, đặc biệt là hộ mới thành lập hoặc hoạt động truyền thống, thường bỏ qua hoặc ghi chép kế toán sơ sài vì cho rằng không cần thiết, thiếu thời gian hoặc không có chuyên môn. Việc này dẫn đến số liệu tài chính sai lệch, khó giải trình với cơ quan thuế, và cản trở phân tích hiệu quả kinh doanh. Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng yêu cầu minh bạch theo doanh thu thực tế, điều này rất rủi ro.

Giải pháp là thay đổi tư duy, coi sổ sách kế toán như công cụ quản lý tài chính, thiết lập hệ thống ghi chép khoa học ngay từ đầu, có thể dùng Excel hoặc phần mềm, phân loại thu chi rõ ràng, và lưu đầy đủ chứng từ cho mọi giao dịch.

4.2 Không nắm rõ về hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Hóa đơn, chứng từ là bằng chứng hợp pháp cho các giao dịch kinh tế. Đối với hộ kinh doanh nhỏ, việc quản lý hóa đơn, chứng từ thường bị xem nhẹ, dẫn đến nhiều rủi ro. Nhiều trường hợp không lấy hóa đơn đầu vào đầy đủ, hoặc không xuất hóa đơn đầu ra theo đúng quy định, đặc biệt là hóa đơn điện tử.

4.3 Nhầm lẫn giữa các loại thuế

Hộ kinh doanh nhỏ thường phải đối mặt với nhiều loại thuế khác nhau, phổ biến nhất là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, không ít chủ hộ bị nhầm lẫn giữa các loại thuế này, không biết cách tính toán hoặc không hiểu rõ bản chất của từng loại.

4.4 Bỏ lỡ hoặc chậm trễ kê khai và nộp thuế

Nghĩa vụ kế toán và thuế luôn gắn liền với các thời hạn cụ thể. Việc bỏ lỡ hoặc nộp chậm các kỳ kê khai và nộp thuế là một trong những lỗi phổ biến nhất, gây ra những khoản phạt đáng tiếc cho hộ kinh doanh. Điều này thường xảy ra do chủ hộ quá bận rộn với công việc kinh doanh, thiếu hệ thống nhắc nhở hoặc không nắm rõ lịch trình cụ thể.

4.5 Thiếu sót công cụ hỗ trợ

Trong thời đại số hóa, việc tiếp tục quản lý kế toán và bán hàng theo phương pháp thủ công (ghi chép sổ sách bằng tay, tính toán bằng máy tính cầm tay) là một sai lầm lớn. Nhiều hộ kinh doanh nhỏ còn ngần ngại đầu tư vào công nghệ vì cho rằng “không cần thiết” hoặc “quá tốn kém”.

Cách quản lý thủ công ẩn chứa nhiều nguy cơ như sai sót do con người, thất lạc dữ liệu và tiêu tốn lượng lớn thời gian xử lý. Các công việc như kiểm kê hàng tồn, tính toán doanh thu hay tổng hợp chi phí trở nên nặng nề, đặc biệt khi quy mô kinh doanh mở rộng. Việc thiếu ứng dụng công nghệ cũng khiến hộ kinh doanh khó đáp ứng yêu cầu mới về hóa đơn điện tử, báo cáo thuế trực tuyến và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này không chỉ khiến họ bị chậm bước so với đối thủ mà còn đánh mất cơ hội tối ưu hóa hoạt động. Trong bối cảnh toàn bộ hộ kinh doanh phải chuyển sang kê khai dựa trên doanh thu thực tế, việc trang bị một công cụ hỗ trợ là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác.

Đăng ký dùng thử miễn phí EasyBooks ngay hôm nay để hộ kinh doanh cá thể của bạn quản lý sổ sách, hóa đơn và báo cáo tài chính dễ dàng hơn bao giờ hết

Đăng ký dùng thử miễn phí!

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Khác

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

5. Có nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh cá thể không?

Mặc dù hộ kinh doanh không bắt buộc phải có kế toán chuyên trách như doanh nghiệp, nhưng trong một số trường hợp, việc thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán là cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định thuế và quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là các tình huống mà hộ kinh doanh nên cân nhắc thuê kế toán.

– Khi doanh thu lớn, phải kê khai thuế định kỳ

Hộ kinh doanh có doanh thu lớn (trên 100 triệu đồng/năm) thường thuộc diện kê khai thuế thay vì nộp thuế khoán, dẫn đến yêu cầu quản lý tài chính chặt chẽ hơn.

Các trường hợp cần kế toán:

• Hộ kinh doanh có doanh thu hàng tháng/quý cao, phải kê khai thuế định kỳ.
• Có sử dụng hóa đơn (đặc biệt là hóa đơn điện tử) cần quản lý, đối soát, tránh sai sót.
• Thu nhập phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, cần phân loại rõ ràng để khai thuế chính xác.
• Tránh tình trạng kê khai sai sót, bị truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp thuế do không kiểm soát được các nghĩa vụ tài chính.

– Khi có nhiều giao dịch tài chính cần kiểm soát 

Hộ kinh doanh có quy mô vừa và lớn thường phát sinh nhiều giao dịch tài chính hàng ngày, bao gồm:

Các loại giao dịch cần kiểm soát:

• Nhập hàng với số lượng lớn, mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, cần quản lý dòng tiền hiệu quả.
• Có nhiều khoản chi phí cố định và biến đổi như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing, v.v.
• Doanh thu đến từ nhiều kênh khác nhau (bán trực tiếp, bán online, nhận thanh toán qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng, v.v.), cần theo dõi chính xác để tránh thất thoát.
• Cần theo dõi công nợ với khách hàng, nhà cung cấp để tránh tình trạng chậm thanh toán hoặc mất cân đối tài chính.

– Khi muốn phát triển thành doanh nghiệp

Nhiều hộ kinh doanh sau một thời gian hoạt động có mong muốn mở rộng mô hình, chuyển đổi sang công ty TNHH hoặc công ty cổ phần để tận dụng các lợi thế về pháp lý, mở rộng kinh doanh.

Tại sao cần kế toán khi chuyển đổi mô hình?

• Khi hộ kinh doanh muốn mở rộng, quy mô tài chính lớn hơn, bắt đầu cần các báo cáo tài chính bài bản để phục vụ vay vốn, hợp tác kinh doanh.
• Cần tính toán lại các nghĩa vụ thuế khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp.
• Khi trở thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, doanh nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hàng năm – điều mà hộ kinh doanh chưa từng thực hiện trước đó.

Việc thay đổi mô hình đòi hỏi các thủ tục pháp lý và kế toán, như đăng ký lại mã số thuế, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hệ thống hóa đơn mới, v.v.

6. Phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh cá thể – nên dùng không?

Sử dụng phần mềm kế toán là khuyến nghị mạnh mẽ cho hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt khi chuyển sang kê khai từ 2025. Phần mềm giúp tự động hóa ghi chép, giảm lỗi thủ công và dễ dàng báo cáo thuế. Lợi ích:

• Dễ sử dụng, phù hợp người không chuyên.
• Tuân thủ Thông tư 88/2021/TT-BTC, tích hợp hóa đơn điện tử.
• Tiết kiệm chi phí so với sổ tay truyền thống.

Xem ngay: Phần Mềm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh

7. Hướng dẫn các bước thiết lập kế toán cho hộ kinh doanh mới thành lập

Đối với hộ kinh doanh mới, thiết lập kế toán cần theo thứ tự sau để đảm bảo tuân thủ:

Bước 1: Xác định phương pháp thuế

Kiểm tra doanh thu dự kiến. Nếu dưới 100 triệu đồng, chọn khoán; trên thì kê khai theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Đăng ký với Chi cục Thuế địa phương.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ

Mua hóa đơn điện tử, thiết lập phiếu thu chi, nhập xuất kho theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 88.

Bước 3: Mở sổ sách kế toán

Sử dụng sổ chi tiết doanh thu, chi phí, TSCĐ từ ngày thành lập. Có thể dùng phần mềm để tự động.

Bước 4: Ghi chép hàng ngày

Theo dõi doanh thu, chi phí phát sinh, tính khấu hao TSCĐ hàng tháng.

Bước 5: Kê khai và nộp thuế

Nộp tờ khai 01/CNKD hàng quý qua eTax, nộp thuế trước hạn 

Bước 6: Lưu trữ và kiểm tra

Giữ chứng từ an toàn, kiểm toán nội bộ hàng quý để tránh sai sót.

Bằng cách thực hiện theo hướng dẫn này, hộ kinh doanh mới sẽ có nền tảng kế toán vững chắc, hỗ trợ phát triển lâu dài.

Tìm hiểu ngay: Tra Cứu Mã Số Thuế Hộ Kinh Doanh

Tham khảo ngay phần mềm kế toán hộ kinh doanh EasyBooks và đừng bỏ lỡ những ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.  

———————————

EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 0869 425 631

Email: info@softdreams.vn

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh