Hướng Dẫn Hạch Toán Tài Khoản 642 Theo Thông Tư 200

Trong hệ thống kế toán theo Thông tư 200, tài khoản 642 dùng để ghi nhận các chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi phí như lương nhân viên, văn phòng phẩm, khấu hao tài sản cố định,… Bài viết này của phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks sẽ hướng dẫn cụ thể cách hạch toán tài khoản 642 theo thông tư 200 chuẩn quy định

1. Tài khoản 642 là gì?

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp.

Vì vậy, CPQLDN cần phải được theo dõi đúng nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tính toán chính xác lợi nhuận.

1.1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

Căn cứ khoản 1 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) phải đáp ứng các nguyên tắc kế toán sau đây:

Mục đích của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm:

• Chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…).
• Chi phí về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Tiền thuê đất, thuế môn bài.
• Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Chi phí về dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…).
• Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Mở tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.

Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

Xem thêm: Hạch Toán Tài Khoản 154 Theo Thông Tư 200

1.2 Các tài khoản cấp 2 của tài khoản 642

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

– Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế, hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).

– Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).

– Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…

– Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.

– Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

– Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Đăng ký trải nghiệm ngay Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks – phần mềm kế toán giúp bạn hạch toán dễ dàng, chính xác và tự động hóa mọi quy trình!

Đăng ký dùng thử miễn phí ngay!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642

3. Sơ đồ chữ T tài khoản 642

Dưới đây là sơ đồ chữ T tài khoản 642: 

Xem thêm: Hạch Toán Công Cụ Dụng Cụ Theo Thông Tư 200

4. Cách hạch toán tài khoản 642 theo thông tư 200

Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản hỗ trợ khác

• Nợ TK 6421;
• Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386.

Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

• Nợ TK 6422 (giá trị vật liệu xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
• Có TK 152 (giá vật liệu xuất kho dùng);
• Có TK 111, 112, 242, 331… (tổng giá trị thanh toán).

Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp

• Nợ TK 6423 (giá trị CCDC xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được KT);
• Có TK 153 (giá trị CCDC xuất kho dùng);
• Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).

Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp

• Nợ TK 6424;
• Có TK 214.

Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước

• Nợ TK 6425;
• Có TK 333, 111, 112…

Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa và công trình xây dựng)

– Trích lập dự phòng bổ sung:

• Nợ TK 6426;
• Có TK 2293, 352.

– Hoàn nhập dự phòng:

• Nợ TK 2293, 352;
• Có TK 6426.

Các chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện thoại, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ…

• Nợ TK 6427 (giá mua chưa thuế GTGT);
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
• Có TK 111, 112, 331, 335… (tổng giá trị thanh toán).

Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý

– Trường hợp có trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• >> Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
• Nợ TK 642;
• Có TK 335 (nếu việc sửa chữa đã được thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn);
• Có TK 352 (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải được bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

>> Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:

• Nợ TK 335, 352 (giá mua chưa thuế GTGT);
• Nợ TK 133 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
• Có TK 111, 112, 152, 331, 241… (tổng giá trị).

Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Hạch Toán Lương Theo Thông Tư 200

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh:

• Nợ TK 642;
• Có TK 242.

Các chi phí khác chi bằng tiền

Các chi phí khác, bao gồm: hội nghị, tiếp khách, chi cho nhân viên, nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác:

• Nợ TK 6428 (giá mua chưa thuế GTGT);
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
• Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị).

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

• Nợ TK 642 (thuế GTGT không được khấu trừ);
• Có TK 1331, 1332 (thuế GTGT không được khấu trừ).

Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho bộ phận quản lý

• Nợ TK 642 (giá xuất kho để sử dụng);
• Có TK 155, 156 (giá xuất kho để sử dụng);
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai);
• Có TK 3331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai).

Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh

• Nợ TK 111, 112…;
• Có TK 642.

Các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, các khoản nợ phải thu khó đòi được xử lý khi xác định giá trị doanh nghiệp

– Đối với các khoản nợ phải thu doanh nghiệp không có khả năng thu hồi được:

• Nợ TK 111, 112, 331, 334 (khoản tổ chức, cá nhân phải bồi thường);
• Nợ TK 2293 (khoản đã lập dự phòng);
• Nợ TK 642 (khoản được tính vào chi phí);
• Có TK 131, 138… (khoản nợ không thu hồi được).

– Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được doanh nghiệp bán theo giá thỏa thuận:

>> Trường hợp không lập dự phòng nợ phải thu:

• Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);
• Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);
• Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).

– Trường hợp đã được lập dự phòng nợ phải thu:

• Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);
• Nợ TK 2293 (khoản đã trích lập dự phòng);
• Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);
• Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).

– Đối với các khoản bị xuất toán, chi để biếu tặng, chi trả cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp:

• Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường);
• Nợ TK 642;
• Có TK 353.

Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa

• Nợ TK 642;
• Có TK 242.

 Lợi thế kinh doanh phát sinh được phân bổ dần tối đa không quá 3 năm.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

• Nợ TK 911;
• Có TK 642.

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu về “Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 theo thông tư 200“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Đăng ký ngay form dưới đây để nhận bảng giá phần mềm kế toán EasyBooks với ưu đãi tốt nhất! Nhanh tay để không bỏ lỡ!

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.  

———————————

EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

____________________

EasyBooks – Phần mềm kế toán ưu việt cho mọi doanh nghiệp

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 0869 425 631

Email: easybooks.softdreams@gmail.com

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh