ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp được lựa chọn và sử dụng phổ biến rộng rãi. Là một giải pháp quản lý đa chức năng giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể tối ưu hoá chi phí, gia tăng hiệu quả tối đa trong việc quản lý tài nguyên. 

Để hiểu rõ hơn về hệ thống ERP, các anh/chị có thể theo dõi bài viết dưới đây.

erp
Sử dụng ứng dụng phần mềm ERP nhằm làm tăng năng suất và tiêu chuẩn hoá các quy trình của DN

1. ERP là gì?

ERP (Enterprise resource planning systems) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một mô hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hoạt động doanh nghiệp nhằm mục đích hợp lý hoá các hoạt động đó. Được dùng để thu thập, lưu trữ và phân tích diễn giải dữ liệu. Hệ thống tích hợp bao gồm các công cụ như: kế hoạch sản phẩm, dịch vụ giao hàng, chi phí sản xuất, quản lý kho, tiếp thị và bán hàng, kế toán,… 

Sử dụng ứng dụng phần mềm ERP có thể rút ngắn những thủ tục, làm tăng năng suất và tiêu chuẩn hoá các quy trình đó. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP không những giúp giảm thiểu sự chậm trễ các hoạt động mà còn làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.

2. Hệ thống ERP bao gồm những gì?

Hệ thống ERP bao gồm 6 thành phần cốt lõi cũng chính là những thành phần phổ biến nhất với mỗi doanh nghiệp. 

he-thong-quan-ly-erp
6 thành phần cốt lõi chính trong hệ thế quản lý ERP

2.1 Quản lý nhân sự

Việc quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Bởi một DN hoạt động tốt thì rất cần sự đóng góp của nhân viên, và nếu không có nhân viên thì sẽ không có DN. 

Module của phần mềm ERP sẽ quản lý nghiệp vụ về tuyển dụng, quản lý, đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm,… và vấn đề quan trọng nhất là quản lý lương. Sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm được thời gian xử lý các công việc và mang lại hiệu quả cao hơn, giảm thiểu những sai sót khi sử dụng bằng thao tác thủ công trước đó. 

2.2 Quản lý quan hệ khách hàng

Phần mềm ERP giúp quản lý khách hàng và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với họ. Bằng cách lưu trữ dữ liệu để cải thiện các quy trình tiếp thị bán hàng. Đồng thời lên chiến lược mới thúc đẩy quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Nhà quản lý cũng cí thể dễ dàng theo dõi, giám sát quá trình làm việc của nhân viên. Đưa ra nhận xét, giải pháp kịp thời khi cần thiết.

2.3 Hệ thống báo cáo, quản trị thông minh

Business intelligence (BI) là hệ thống báo cáo, quản trị để quản trị dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau của DN. Sau đó, khai thác triệt để nguồn dữ liệu đó để đưa ra những quyết định hiệu quả cho kinh doanh như lập kế hoạch, chiến lược.

2.4 Quản lý chuỗi cung ứng

Hệ thống ERP có thành phần chuỗi cung ứng (SCM) để duy trì tính cạnh tranh ở trong lĩnh vực này. 

SCM dùng để tối ưu hoá quy trình phân phối và sản xuất nhằm tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả, qua cách thu thập dữ liệu theo thời gian. 

Dữ liệu theo thời gian này sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố để khắc phục chúng ngay tức thời. Ngoài ra, nó còn giúp DN tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhập từng phút để đáp ứng nhu cầu DN. Tuy nhiên không vượt quá khả năng của nhà xưởng, nhân công, và nhân lực. 

2.5 Quản lý hàng tồn kho

Thành phần không thể thiếu trong ERP đó chính là quản lý hàng tồn kho. Được dùng cùng với các thành phần khác như SCM, CRM. Tính năng chính của thành phần này là duy trì đơn đặt hàng và mức tồn kho tối đa của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi nó luôn phải đảm bảo cân đối giữa khâu mua – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ hàng hoá. Để làm tăng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,…

2.6 Hoạt động quản lý tài chính

Module chính của quản lý tài chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm các khoản phải chi, phải thu, doanh thu, lợi nhuận, chi phí,.. Từ việc tiết lộ xu hướng trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu hướng chi tiêu giúp nhà quản lý lập kế hoạch gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Trên đây là 6 chức năng được xem là cần thiết và quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, ERP còn có các thành phần phụ khác như: quản trị rủi ro, quản lý nguồn lực tiếp thị, quản lý đơn hàng,…

3. Cách sử dụng hệ thống ERP

Nếu như không biết cách dùng dù công cụ hiện đại đến đâu cũng đều trở lên vô dụng. Phần mềm ERP cũng không ngoại lệ. Vì vậy, để tránh gặp phải sai lần, DN cần thực hiện các bước sau:

cach-su-dung-he-thong-erp
Sử dụng hệ thống ERP hiệu quả sẽ mang đến thành công cho doanh nghiệp

Thứ nhất: Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp 

Để lựa chọn được phần mềm phù hợp thì cần:

  • Hiểu được các quy trình quản lý và nhu cầu của các bộ phận trong tổng thể.
  • Tìm hiểu đơn vị cung cấp phần mềm
  • Nhận tư vấn và giải đáp về sản phẩm
  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp cả về giá và dịch vụ

Thứ 2: Hiểu rõ ưu điểm và khó khăn có thể gặp trong quá trình triển khai

Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin về lợi ích và triển khai cài đặt PM và sử dụng hiệu quả. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ vai trò của ERP nhằm phát huy tối đa lợi ích của nó.

Thứ 3: Tái cấu trúc, sắp xếp bộ máy và quy trình làm việc

Cần phải xem bộ máy làm việc của doanh nghiệp đã tối ưu chưa và có cần điều chỉnh gì hay không? Quy trình làm việc đã đảm bảo chuẩn chưa? Khi kết hợp với hệ thống ERP có mang lại  hiệu quả không?

Việc xem xét này sẽ đáp ứng và tối ưu được hiệu quả làm việc của phần mềm quản trị DN. 

Thứ 4: Chạy thử

Trước khi đưa phần mềm vào hoạt động chính thức thì DN nên chạy thử xem các tính năng, số liệu có đúng không. Các sửa đổi bổ sung mới có phối hợp với các hệ thống hay không? 

Ngoài ra, việc chạy thử này cũng sẽ giúp DN nắm bắt được tiện ích của hệ thống ERP. Để từ đó có thể hiểu được tối đa những rắc rối gặp phải trong quá trình.

Thứ 5: Đề xuất cải tiến và phát triển thường xuyên

Trong khi sử dụng, DN có thể tùy chỉnh để cải tiến phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu của mình và phù hợp với các chính sách quy định nhà nước.

Thứ 6: Đào tạo nhân sự

Để có thể triển khai được tối đa công dụng của phần mềm thì việc đào tạo nhân sự rất quan trọng. Bởi nhà lãnh đạo chỉ là người đưa ra quyết định, và người thực hiện nó là nhân viên. Vậy nên cần nâng cao các kỹ năng, kiến thức cho những người trực tiếp sử dụng phần mềm.

Hy vọng qua bài này, anh/ chị và doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về phần mềm ERP? Hệ thống ERP gồm những gì? Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp.