Chứng từ mua hàng
1. Mua hàng qua kho
Nghiệp vụ này giúp thực hiện việc nhập chứng từ mua hàng hóa nhập kho của doanh nghiệp, thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc chưa thanh toán
- Định khoản nghiệp vụ:
Nợ 152: Mua nguyên vật liệu
Nợ 153: Mua công cụ dụng cụ
Nợ 156: Mua hàng hóa
Nợ 133: Thuế GTGT
Có 111, 112: nếu thanh toán ngay bằng TM, TGNH
Có 331: Nếu chưa thanh toán
Có 3332: Thuế TTĐB (nếu có)
Có 33312: Thuế Nhập khẩu (Nếu là hàng mua nhập khẩu)
- Quy trình nghiệp vụ:
B1: Căn cứ vào đơn mua hàng hoặc hợp đồng, Nhà cung cấp thực hiện việc giao hàng
B2: Nhân viên mua hàng căn cứ theo phiếu xuất kho đề nghị kế toán nhập kho hàng hóa
B3: Kế toán và các bộ phận liên quan thực hiện việc nhận, kiểm tra và nhập kho hàng hóa
B4: Hạch toán trên sổ kho, sổ theo dõi công nợ và các chứng từ liên quan
– Hướng dẫn trên phần mềm:
- Thanh toán ngay
Trên phân hệ “Mua hàng”/ Chọn Chứng từ mua hàng/ Thêm/ Chọn loại Mua hàng “Trong nước nhập kho”/ Chọn Phương thức thanh toán/ Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt thì phần mềm sẽ tự động lên phiếu chi, thanh toán bằng TGNH thì sẽ lên UNC…
Ví dụ: Mua xi măng nhập kho, tiền hàng 65.845.000đ, tiền thuế: 6.584.500đ, thanh toán ngay bằng chuyển khoản
Nợ 1561: 65.845.000
Nợ 1331: 6.584.500
Có 1121: 72.429.500
- Chưa thanh toán:
Trên phân hệ “Mua hàng”/ Chọn Chứng từ mua hàng/ Thêm/ Chọn loại Mua hàng “Trong nước nhập kho”/Chọn Phương thức thanh toán “Chưa thanh toán” (Nếu chọn Phương thức thanh toán là Chưa thanh toán thì phần mềm sẽ để TK có tự động là Phải trả người bán có “331”)
Ví dụ: Mua xi măng nhập kho, tiền hàng 65.845.000đ, tiền thuế: 6.584.500đ, chưa thanh toán cho người bán
Nợ 1561: 65.845.000
Nợ 1331: 6.584.500
Có 331: 72.429.500
Nhập thông tin: Số chứng từ, ngày tháng hạch toán, ngày tháng chứng từ, Đối tượng nhà cung cấp, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá…
Nếu mua hàng theo đơn mua hàng thì người dùng chọn Lập từ sau đó chọn “Đơn mua hàng”, phần mềm sẽ tổng hợp các đơn mua hàng của Nhà cung cấp, người dùng tích chọn số “Đơn mua hàng” và phần mềm sẽ tự động fill số liệu vào nội dung mua hàng
Nếu mua hàng theo hợp đồng mua, người dùng chọn Lập từ Hợp đồng mua, phần mềm sẽ tổng hợp các hợp đồng mua của Nhà cung cấp, người dùng tích chọn số “Hợp đồng mua” và phần mềm sẽ tự động fill số liệu vào nội dung mua hàng
Các thông tin về Thuế, hóa đơn sẽ được nhập bên trường “Thuế”, Các thông tin diễn giải chi tiết được nhập ở trường “Thống kê”
Kiểm tra lại các tài khoản hạch toán/ Chọn Lưu (tùy thuộc vào cài đặt hệ thống của người dùng, PM sẽ tự động Lưu hoặc Lưu & đồng thời ghi sổ)
Lưu ý: Trong trường hợp mua hàng nhập khẩu: Người dùng chọn mua hàng “Nhập khẩu qua kho” / Chọn loại tiền ngoại tệ à Nhập tỷ giá hạch toán
Bên thông tin Thuế sẽ có thêm thuế Nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu và người dùng có thể nhập lại tỷ giá tính thuế theo tờ khai hải quan (nếu tỷ giá tính thuế khác với tỷ giá hạch toán)
2. Mua hàng không qua kho
Nghiệp vụ này thực hiện việc nhập chứng từ mua hàng hóa không nhập kho của doanh nghiệp, có thể chuyển trực tiếp ngay cho khách hàng, chuyển ngay cho đại lý, dùng ngay cho các bộ phận trong doanh nghiệp; thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc chưa thanh toán
- Định khoản nghiệp vụ:
Nợ 641: Vật tư, hàng hóa dùng ngay cho bộ phận bán hàng
Nợ 642: Mua vật tư, hàng hóa dùng ngay cho bộ phận quản lý
Nợ 154: Mua vật tư, hàng hóa dùng ngay cho bộ phận sản xuất hoặc chuyển ngay cho khách hàng
Nợ 133: Thuế GTGT
Có 111, 112: nếu thanh toán ngay bằng TM, TGNH
Có 331: Nếu chưa thanh toán
Có 3332: Thuế TTĐB (nếu có)
Có 33312: Thuế Nhập khẩu (Nếu là hàng mua nhập khẩu)
- Quy trình nghiệp vụ:
B1: Căn cứ vào đơn mua hàng hoặc hợp đồng, Nhà cung cấp thực hiện việc giao hàng
B2: Nhân viên mua hàng căn cứ theo phiếu xuất kho đề nghị kế toán nhận vật tư, hàng hóa cho bộ phận của mình
B3: Kế toán và các bộ phận liên quan thực hiện việc nhận, kiểm tra và bàn giao về các bộ phận sử dụng
B4: Hạch toán trên sổ theo dõi vật tư, hàng hóa của từng bộ phận, sổ theo dõi công nợ và các chứng từ liên quan
– Hướng dẫn trên phần mềm:
- Thanh toán ngay
Trên phân hệ “Mua hàng”/ Chọn Chứng từ mua hàng/ Thêm/Chọn Mua hàng “Trong nước không qua kho”/ Chọn Phương thức thanh toán/ Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt thì phần mềm sẽ tự động lên phiếu chi, thanh toán bằng TGNH thì sẽ lên UNC…
- Chưa thanh toán
Trên phân hệ “Mua hàng”/ Chọn Chứng từ mua hàng/ Thêm/Chọn Mua hàng “Trong nước không qua kho”/Chọn Phương thức thanh toán “Chưa thanh toán” (Nếu chọn chưa thanh toán thì phần mềm sẽ để TK có tự động là Phải trả người bán có “331”)
Nhập thông tin: Số chứng từ, ngày tháng hạch toán, ngày tháng chứng từ, Đối tượng nhà cung cấp, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá…
Nếu mua hàng theo đơn đặt hàng thì tích chọn “Đơn mua hàng”, phần mềm sẽ tổng hợp các đơn mua hàng của Nhà cung cấp, người dùng tích chọn số “Đơn mua hàng” và phần mềm sẽ tự động fill số liệu vào nội dung mua hàng
Nếu mua hàng theo hợp đồng mua, người dùng chọn Lập từ Hợp đồng mua, phần mềm sẽ tổng hợp các hợp đồng mua của Nhà cung cấp, người dùng tích chọn số “Hợp đồng mua” và phần mềm sẽ tự động fill số liệu vào nội dung mua hàng
Các thông tin về Thuế, hóa đơn sẽ được nhập bên trường “Thuế”, Các thông tin diễn giải chi tiết được nhập ở trường “Thống kê”
Kiểm tra lại các tài khoản hạch toán/ Chọn Lưu (tùy thuộc vào cài đặt hệ thống, PM sẽ tự động Lưu hoặc Lưu và đồng thời ghi sổ chứng từ
Lưu ý: Trong trường hợp mua hàng nhập khẩu: Người dùng tích chọn “Nhập khẩu”/ Chọn loại tiền ngoại tệ àNhập tỷ giá hạch toán
Bên thông tin Thuế sẽ có thêm thuế Nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu và người dùng có thể nhập lại tỷ giá tính thuế theo tờ khai hải quan (nếu tỷ giá tính thuế khác với tỷ giá hạch toán)