Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là công việc phải thực hiện hàng tháng, hàng quý của mỗi kế toán doanh nghiệp. Vậy thời hạn, quy định và cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào cho đúng và hợp pháp. Bài viết này sẽ được EasyBooks làm rõ.

Kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể gặp nhiều sai sót

Những quy định về lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

* Đối với những doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa theo tháng

Căn cứ theo Điều 5 Khoản 4 Thông tư 119/2014/TT-BTC, đối tượng phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng là những doanh nghiệp nằm trong nhóm rủi ro cao về thuế.

Căn cứ Khoản 3 Điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế là những doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ và có 1 trong các dấu hiệu được quy định tại Thông tư này.

* Đối với những doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

Đối tượng của hình thức nộp báo cáo tình hình hóa đơn theo quý là những doanh nghiệp không nằm trong nhóm đối tượng thuộc loại rủi ro cao về thuế.

Đối với trường hợp trong kỳ không phát sinh hoạt động bán hàng, không sử dụng đến hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn phải sử dụng báo cáo và thực hiện ghi số lượng hóa đơn sử dụng = 0. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ mới thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mà chưa sử dụng thì được phép không làm báo cáo.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng

Xem chi tiết: Lịch nộp tờ khai và báo cáo thuế năm 2020

Việc nộp chậm, nộp sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể khiến cho doanh nghiệp bị xử phạt lên đến 8 triệu đồng. Bên cạnh đó, phải lập và gửi lại cho cơ quan thuế báo cáo theo đúng quy định. Chính vì vậy, việc lưu ý đến thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là rất quan trọng.

– Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau doanh nghiệp phải hoàn thành việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

– Thời hạn nộp báo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cụ thể như sau: Quý I (chậm nhất là ngày 30/4); Quý II (chậm nhất là ngày 30/7); Quý III (chậm nhất là ngày 30/10); Quý IV (chậm nhất là ngày 30/1 của năm sau)

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và quý chi tiết theo mẫu BC26/AC

Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC, các bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở phần mềm HTKK, sau đó chọn mục “HÓA ĐƠN” vào mục “BÁO CÁO THSDHĐ BC26/AC”. Tiếp theo, bạn chọn vào “KỲ KÊ KHAI” (lựa chọn hình thức tháng hoặc quý).

Lưu ý, đối với mẫu báo cáo tình sử dụng hóa đơn theo số lượng BC26/AC được áp dụng cho các loại hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, tiền điện, tiền nước, vé vận tải…

Bước 2: Hoàn tất các bước trên, màn hình sẽ hiện ra như dưới hình. Bạn hãy tiến hành điền đầy đủ các chỉ tiêu nhé.

– Chọn loại hóa đơn tại cột “Mã loại hóa đơn”

– Phần mềm sẽ tự động nhảy “Tên loại hóa đơn” theo mã loại hóa đơn bạn đã chọn

– Tại cột “Ký hiệu mẫu hóa đơn”. Tại đây, phần mềm sẽ tự nhảy tuy nhiên chỉ hiện thị lên 2 ký hiệu 01GTKT hoặc 02GTTT và điều bạn cần làm là thực hiện điện những hậu tố còn lại (chẳng hạn hóa đơn GTGT 4 liên và in theo mẫu lần 1 sẽ điền thêm như sau: 01GTKT4/001).

– Tại cột “Ký hiệu hóa đơn” bạn hãy điền đầy đủ ký hiệu hóa đơn trên đầu ra công ty nhé.

– Đối với cột “Tổng số” bạn không phải thực hiện điền bất cứ gì cả

– Tại cột “Số tồn đầu kỳ”: ở cột “từ số” bạn hãy điền số hóa đơn chưa lập nhỏ nhất, từ cột 7 “đến số” thì bạn hãy điền số hóa đơn lớn nhất đã (đây là số mà doanh nghiệp đã làm thông báo sử dụng với cơ quan thuế)

– Còn cột số 8 và 9 “số mua/phát hành trong kỳ”: trong trường hợp doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn thì bỏ trống. Nếu phát sinh, cột này sẽ điền số hóa đơn GTGT trong kỳ đã làm thông báo sử dụng hoặc số của hóa đơn bán hàng bạn mua tại chi cục thuế.

– Đối với Cột 10, 11, 12 ” Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy”: bạn không phải điền gì cả vì máy sẽ tự động nhập nhé,

– Ở cột 15 – số xóa bỏ: tại cột này bạn phải thực hiện điền đầy đủ toàn bộ những số hóa đơn xóa bỏ

– Cột 19 “số hủy”: điền đầy đủ các số hóa đơn được hủy theo quy định do đặt in bị in sai, in trùng, in thừa. Các hóa đơn này phải được doanh nghiệp hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, bị giải thể, chia tách hoặc sáp nhập… và không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa. Cùng với đó, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.

Tại đây, bạn tuyệt đối phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn. Đồng thời, khi điền bạn không sử dụng dấu cách mà ngăn cách giữa các số phải bằng dấu chấm phẩy.

– Cột số 13″ Số lượng hóa đơn đã sử dụng”: tại đây bạn hãy nhập số lượng hóa đơn đã xuất ra. Đặc biệt, tại đây không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất và hủy trong kỳ nhé.

– Cột 13 =  số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ – số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 – các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy.

Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: tại đây bạn cũng ko cần điền gì, hệ thống sẽ tự động nhảy.

Và cuối cùng bạn tiến hành nhập tên Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là xong. Với bài viết này, EasyBooks chúc các bạn thành công! Tuy nhiên, khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều chỉ bằng vài click chuột.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán 

Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/www.easybooks.vn

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội