Việc xuất hóa đơn khi buôn bán hàng hóa, dịch vụ là điều thường thấy hàng ngày. Hóa đơn điện tử là một hình thức mới của hóa đơn giấy truyền thống, được tạo ra với những tính năng cực kỳ vượt trội và hữu ích hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.

Trong tương lai, cụ thể là đến hết ngày 30/10/2020, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Vậy hóa đơn điện tử được định nghĩa chính xác là gì? Có những điều gì bạn cần biết khi nói về hóa đơn điện tử? Hãy cùng Easybooks tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2, Điều 3 Nghị định 119/2018-NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

Nếu như định nghĩa trên khiến bạn khó hiểu thì bạn có thể hiểu một cách đơn giản hơn đó là: Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được sử dụng trên các phương tiện điện tử, mang hầu hết các đặc điểm quan trọng của hóa đơn giấy, bên cạnh đó còn có nhiều ưu điểm và lợi ích khác khi sử dụng so với hóa đơn giấy.

Và để biết các lợi ích đó là gì Easybooks mời các bạn đọc tiếp trong phần tiếp theo.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Như đã đề cập ở đầu bài, hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy kể từ ngày 1/11/2020. Quy định được đưa ra dựa trên những ưu điểm nổi trội của loại hình hóa đơn này so với hóa đơn giấy truyền thống.

Dưới đây là một số lợi ích cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• Giảm chi phí vận chuyển cũng như bảo quản, lưu trữ hóa đơn
• Tính bảo mật dữ liệu, thông tin cao
• Giảm bớt các thủ tục hành chính và giúp tiết kiệm thời gian
• Loại bỏ việc phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Đa dạng hóa phương thức truyền – nhận hóa đơn với khách hàng
• Không lo việc thất lạc hóa đơn

Cho tới thời điểm hiện tại, hóa đơn điện tử vẫn đang được khuyến khích sử dụng. Tuy nhiên, điều đó sẽ trở thành bắt buộc đối với toàn bộ các cá nhân, tổ chức kinh doanh hàng hóa dịch vụ bắt đầu từ ngày 1/11/2020.

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Chắc hẳn nhiều bạn khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng có nghe qua những khái niệm như “hóa đơn điện tử có mã xác thực”, “hóa đơn điện tử không có mã”… phải không nào.

Thực chất, hóa đơn giấy trước đây cũng tồn tại các khái niệm tương tự.

Các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh khi đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng một trong loại 2 loại hóa đơn điện tử hiện hành là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của CQT.

Ứng với mỗi loại hóa đơn sẽ có yêu cầu về đối tượng và điều kiện riêng.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn có mã riêng của Cơ quan thuế và trên hóa đơn điện tử sẽ có số xác thực và mã xác thực. Bên cạnh đó còn có thêm 1 mã QR thường nằm phía trên, góc bên phải của hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã thì ngược lại, không có những thứ kia trên hóa đơn.

Các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế sẽ không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bên cạnh đó, DN cũng có thể phát hành hóa đơn điện tử sau khi đăng ký phát hành thành công trên phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế.

Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Trong phần cuối bài viết này, Easybooks sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về hóa đơn điện tử.

1/ Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký của người mua.

Dựa theo Điểm b, khoản 2, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định rõ:

Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp: Hóa đơn điện, nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp  kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

2/ Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Không rắc rối như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chỉ có 1 bản duy nhất và không tồn tại khái niệm về “liên hóa đơn”.

3/ Hóa đơn điện tử có được đính kèm bảng kê không?

Căn cứ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử sẽ không được phép đính kèm bảng kê bởi không giới hạn số dòng trên một hóa đơn điện tử.

Theo quy định, chỉ xuất bảng kê khi số lượng hàng vượt quá số dòng của một hóa đơn, trong khi đó hóa đơn điện tử lại không bị giới hạn số dòng. Chính vì vậy, hóa đơn điện tử sẽ không thể đính kèm bảng kê.

4/ Hóa đơn điện tử khi nào áp dụng?

Hóa đơn điện tử đã được áp dụng và triển khai tại Việt Nam từ khá lâu. Tuy nhiên đến năm 2020, Chính phủ đã có quy định rõ ràng về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn đối với toàn bộ các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh. Cụ thể thời gian bắt buộc từ ngày 1/7/2022.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM KẾ TOÁN EASYBOOKS

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán 

Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/www.easybooks.vn

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội