Tải miễn phí file Excel nhập xuất tồn đơn giản

Quản lý kho hiệu quả là điều bắt buộc với mọi cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa. Với những đơn vị nhỏ, sử dụng file Excel nhập xuất tồn đơn giản vẫn là lựa chọn phổ biến bởi dễ dùng, dễ tùy chỉnh và hoàn toàn miễn phí. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán EasyBooks sẽ hướng dẫn chi tiết nội dung file, cách sử dụng, công thức Excel cần có và thời điểm nên chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.

1. File Excel nhập xuất tồn đơn giản có nội dung gì?

Một file Excel nhập xuất tồn đơn giản thường bao gồm các sheet và cột cơ bản hỗ trợ theo dõi từng mặt hàng trong kho:

File nhập xuất tồn đơn giản cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:

• Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
• Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.

File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

2. Mẫu File Excel quản lý nhập xuất tồn đơn giản

Việc theo dõi chặt chẽ lượng hàng nhập, xuất và tồn trong kho giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch điều phối hàng hóa hợp lý, giảm tình trạng thiếu – thừa, đặc biệt hữu ích đối với các đơn vị sản xuất có mạng lưới phân phối lớn.

Chính vì vậy, sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho là lựa chọn phù hợp với nhiều đơn vị nhỏ lẻ. Công cụ này hỗ trợ cập nhật dữ liệu hàng hóa, tính toán số lượng, đối chiếu và tạo báo cáo nhanh chóng. Dưới đây là mẫu file Excel quản lý nhập – xuất – tồn kho tự động đơn giản mới nhất 2025 mà bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng.

Tải ngay: File Excel nhập xuất tồn

3. Hướng dẫn sử dụng file Excel nhập xuất tồn đơn giản

Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo file mới

Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:

Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:

• STT
• Ngày
• Tháng
• Tên hàng
• Số lượng
• ĐVT
• Đơn giá
• Thành tiền

Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:

• STT
• Ngày
• Tháng
• Tên hàng
• Số lượng
• ĐVT
• Giá bán
• Doanh số

Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:

• STT
• Mã hàng
• Tên hàng
• ĐVT
• Đơn giá
• Ghi chú

Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:

• STT
• Mã hàng
• Tên hàng
• ĐVT
• Tồn kho đầu kỳ
• Nhập trong kỳ
• Xuất trong kỳ
• Tồn cuối kỳ

Bên cạnh những dữ liệu cơ bản đã nêu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thêm các trường thông tin khác để bảng Excel quản lý kho trở nên đầy đủ và chi tiết hơn. Một số mục bổ sung có thể là số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại liên hệ, địa chỉ nhà cung cấp,… nhằm hỗ trợ tra cứu và đối chiếu nhanh chóng khi cần.

Xem thêm: Xử Lý Chênh Lệch Nhập – Xuất – Tồn Khi Khóa Sổ Cuối Tháng Như Thế Nào?

4. Mẫu công thức Excel dùng trong file nhập xuất tồn

Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ giúp việc quản lý xuất nhập tồn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Trong số đó, một số hàm nổi bật bao gồm:

– VLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo cột này giúp tự động điền các thông tin liên quan đến sản phẩm (như tên hàng, đơn vị tính, giá) chỉ bằng cách nhập mã hàng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán và tránh sai sót khi nhập liệu.

 Công thức tra cứu tên hàng theo mã hàng :

– SUMIF: Đây là hàm quan trọng để tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất cho từng mã hàng cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi biến động của từng loại sản phẩm trong kho.

– IFERROR: Khi sử dụng VLOOKUP, nếu mã hàng chưa tồn tại trong danh mục, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. IFERROR giúp xử lý lỗi này một cách chuyên nghiệp, đảm bảo bảng tính của bạn luôn rõ ràng và dễ đọc.

Việc kết hợp sử dụng các hàm này một cách linh hoạt sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý xuất nhập tồn hiệu quả ngay trong Excel, từ đó kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

5. Ưu – nhược điểm khi dùng Excel so với phần mềm quản lý kho

5.1 Ưu điểm của file Excel nhập xuất tồn đơn giản

Khi doanh nghiệp còn nhỏ và mới bắt đầu, Excel thường là lựa chọn đầu tiên nhờ những lợi thế rõ rệt sau:

– Dễ sử dụng – Ai cũng làm được: Excel quen thuộc với hầu hết nhân sự, chỉ cần thiết lập bảng tính là có thể quản lý cơ bản lượng hàng nhập – xuất – tồn.

– Không tốn chi phí: File Excel miễn phí, không cần đầu tư phần mềm, máy chủ hoặc chi phí duy trì dịch vụ hàng tháng.

– Linh hoạt trong tùy chỉnh: Người dùng có thể tự thêm bớt sheet, tạo công thức, thay đổi cột dữ liệu theo đặc thù hàng hóa của từng doanh nghiệp.

– Không phụ thuộc Internet: Excel làm việc offline, phù hợp với cửa hàng ở khu vực mạng yếu hoặc nhân viên cần thao tác nhanh tại kho.

 5.2. Nhược điểm của Excel khi quản lý kho

Tuy nhiên, khi quy mô kho tăng lên (nhiều mặt hàng, nhiều nhân viên, nhiều giao dịch mỗi ngày), những hạn chế của Excel sẽ nhanh chóng bộc lộ và gây ra rất nhiều rắc rối:

– Dễ sai số do nhập liệu thủ công: Chỉ cần sai một ký tự hoặc công thức, toàn bộ báo cáo tồn kho sẽ lệch, dẫn đến thất thoát, thiếu hàng hoặc tồn hàng không kiểm soát.

– Không theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Excel không tự động cập nhật lượng hàng khi phát sinh giao dịch. Mọi dữ liệu đều phải nhập tay, dễ trễ số liệu so với thực tế.

– Khó kiểm soát khi có nhiều người sử dụng: Excel không có tính năng phân quyền, dẫn đến rủi ro chỉnh sửa nhầm, xóa dữ liệu hoặc thay đổi công thức.

– Không kết nối với bán hàng – thu chi – hóa đơn: Excel chỉ quản lý kho độc lập, không tự động đồng bộ đơn hàng, công nợ, lợi nhuận hay sổ quỹ như phần mềm quản lý kho.

– Dễ mất dữ liệu: Lưu trên máy cá nhân, USB hoặc gửi file qua nhiều người rất dễ bị lỗi file, virus, xung đột phiên bản, mất dữ liệu không khôi phục được.

Xem thêm: Tải Miễn Phí File Excel Quản Lý Công Nợ

6. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho?

Sử dụng file Excel nhập xuất tồn đơn giản phù hợp cho mô hình kinh doanh nhỏ, ít sản phẩm và chưa có nhiều nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, Excel sẽ không còn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý. Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc cần chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.

• Dữ liệu lên đến hàng trăm – hàng nghìn mã hàng
• Nhiều người cùng làm kho → dễ sai lệch
• Cần báo cáo tồn kho theo thời gian thực
• Muốn kết nối bán hàng – hóa đơn – thu chi – công nợ
• Mất nhiều thời gian kiểm kho, đối chiếu số liệu
• Dễ thất thoát, chênh lệch hàng hóa

Chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho là tất yếu khi doanh nghiệp tăng trưởng. Đây không chỉ là thay đổi công cụ, mà còn giúp:

• Tối ưu vận hành
• Giảm sai sót thủ công
• Bảo vệ dữ liệu
• Tiết kiệm chi phí nhân sự 
• Dễ dàng kiểm soát toàn bộ hàng hóa

Nếu bạn đang quản lý nhập – xuất – tồn bằng Excel và dễ sai sót, hãy đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm kế toán kho EasyBooks để theo dõi hàng hóa rõ ràng và chính xác hơn.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “File excel nhập xuất tồn đơn giản“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Phần mềm kế toán Easybooks

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: