Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không thể tiếp tục lưu trữ theo cách thủ công thông thường. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp nên làm gì để có thể lưu trữ hoá đơn điện tử khoa học và an toàn nhất?
Theo các quy định về kế toán và giao dịch điện tử hiện nay, bên bán cần lưu trữ hoá đơn điện tử trong 10 năm. Việc này sẽ giúp bên mua giảm phụ thuộc vào website/ nhà cung cấp hoá đơn điện tử trong trường hợp có lỗi kỹ thuật từ hệ thống.
Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ở cả dạng XML và PDF. Trong đó, định dạng XML có giá trị pháp lý và là dữ liệu của hoá đơn còn bản PDF không có giá trị pháp lý và chỉ là bản thể hiện của hoá đơn điện tử.
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị phạt lỗi không lưu trữ hoá đơn điện tử, cụ thể trong các trường hợp mất, cháy hỏng,…
Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể về việc lưu trữ hoá đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
Như vậy, có thể thấy việc lưu trữ hoá đơn điện tử là cần thiết. Tuy nhiên, lưu trữ hoá đơn cũng cần đảm bảo tính khoa học và an toàn để tránh thất thoát dữ liệu không đáng có. Quá trình lưu trữ hoá đơn có thể được tiến hành như sau:
Đối với người làm kế toán và chủ doanh nghiệp, việc tiếp nhận lượng lớn hoá đơn đầu ra có thể khiến doanh nghiệp bị rối khi lưu trữ hoá đơn. Theo kinh nghiệm của những kế toán có thâm niên, doanh nghiệp nên phân biệt quá trình lưu trữ hoá đơn riêng biệt với hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra.
Trên đây EasyBooks đã cùng anh/chị kế toán và chủ doanh nghiệp tìm hiểu cách thức lưu trữ, bảo quản hoá đơn điện tử khoa học, an toàn giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình lưu trữ hoá đơn. Tuy nhiên, trong thực tế, làm việc với nhiều chứng từ có thể khiến công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Anh/chị kế toán và chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice với khả năng tích hợp tốt cùng hệ thống phần mềm kế toán và miễn phí lưu trữ 10 năm trên hệ thống sever bảo mật tối ưu.
EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.
Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EasyBooks – Phần mềm kế toán điện tử TIẾT KIỆM – LINH HOẠT – NHANH CHÓNG nhất hiện nay.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN EASYBOOKS >>> TẠI ĐÂY <<<
—————–
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089
Email: contact@softdreams.vn
Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks
Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.